Stadgar & GDPR

Hoppa till GDPR.

Stadgar för Huddinge Frimärks- och Vykortsklubb


§1 Namn


Föreningens namn är Huddinge Frimärks- och Vykortsklubb.


§2 Ändamål


Huddinge Frimärks- och Vykortsklubb (nedan kallad klubben) är en öppen oberoende ideell förening med ändamål att främja samlandet av frimärken och övriga filatelistiska objekt samt vykort och bältesspännarmaterial. Detta sker genom klubbmöten med bytesverksamhet, auktioner, föredrag etc. samt offentliga utställningar och andra arrangemang. 
Klubben samverkar med Sveriges Filatelist-Förbund, SFF, och ansluter sig till förbundets ändamål som det är uttryckt i dess stadgar.


§3 Medlemskap


Klubben är öppen för alla som ställer sig bakom de ändamål som framgår av §2 samt betalar den av klubben beslutade medlemsavgiften.
Medlemskapet är indelat i fyra kategorier:
3.1 Ordinarie medlemskap i senioravdelningen
3.2 Medlemskap i junioravdelningen
3.3 Hedersmedlemskap
3.4 Familjemedlemskap
Klubben har två avdelningar; senior- och junioravdelning. Junioravdelningen följer Sveriges Frimärksungdoms (SFU) normalstadgar för klubbar.
Till hedersmedlem kan årsmötet, på förslag av styrelsen, utse person som gjort särskilda insatser för klubben.
Styrelsen avsvarar för klubbens medlemsregister, där varje medlem ska ha ett unikt medlemsnummer.


§4 Utträde och uteslutning


Medlem kan när som helst under verksamhetsåret begära utträde ur klubben, som omgående ska beviljas.
Medlem, som genom illojalt beteende uppenbarligen skadar klubben eller agerar på ett sätt som står i strid med klubbens ändamål, kan uteslutas av en enhällig styrelse. Sådant beslut kan dock upphävas av ordinarie eller extra årsmötet med två tredjedels majoritet.
Då medlemskap upphör, äger medlem inte rätt till del av klubbens eventuella tillgångar. Betalt medlemsavgift för innevarande år återbetalas inte.


§5 Medlemsavgift


Medlemsavgift för kommande verksamhetsår fastställs vid klubbens budgetmöte under november månad. Avgiften ska vara betald före årsmötet det år avgiften gäller. Medlem som inte betalt årsavgiften efter påminnelse anses ha utträtt ur klubben.
Hedermedlem är befriad från medlemsavgift.


§6 Verksamhetsår


Klubbens verksamhetsår utgörs av kalenderår.


§7 Ordinarie årsmöte


Årsmötet är klubbens högsta beslutande organ. Klubbens ordinarie årsmöte hålls under mars månad. Tid och plats beslutas av styrelsen. Kallelsen, som sker antingen genom brev till medlemmarna eller med annons i klubbens tidning, ska vara medlemmarna tillhanda senast två veckor före årsmötet.
Dagordning för årsmötet samt valberedningens förslag ska finnas tillgänglig på klubbötet.
Ekonomisk berättelse och årsbokslut samt revisorernas rapport ska hållas tillgänglig för medlemmarna minst två veckor före årsmötet. Likaså ska medlemmarna ha tillgång till de motioner som ska behandlas, samt de frågor som styrelsen föreslagit till beslut i årsmötet.
Varje medlem har rätt att motionera till årsmötet. Motioner ska vara styrelsen tillhanda senast två månader innan årsmötet. Vid omröstning har varje medlem en röst. Omröstning ska vara öppen och besluten fattas med enkel majoritet. På begäran kan sluten omröstning ske. Vid lika röstetal har styrelsens ordförande utslagsröst. Detta gäller dock inte frågan om val till styrelsens ordförande, där lottdragning får ske om lika röstetal uppnås.


§8 Ärenden vid årsmötet


Vid klubbens årsmöte ska följande ärenden förekomma:


  1. Val av ordförande för årsmötet
  2. Val av sekreterare för årsmötet
  3. Val av två justerare, tillika rösträknare, att tillsammans med mötets ordförande justera 
årsmötets protokoll
  4. Fråga om årsmötets stadgeenliga kallelse
  5. Föredragning av styrelsens verksamhetsberättelse och årsbokslut samt förslag till resultatdisposition
  6. Revisorernas berättelse
  7. Beslut om verksamhetsberättelse och årsbokslut inklusive förslag till resultatdisposition
  8. Beslut om ansvarsfrihet för styrelsen och kassören
  9. Beslut om antal styrelseledamöter
  10. Val av ordförande för ett år
  11. Val av hälften av styrelseledamöterna för två år
  12. Val av två ordinarie revisorer samt en suppleant
  13. Val av valberedning
  14. Behandling av inkomna motioner
  15. Styrelsens frågor


Frågor som inte finns upptagna i årsmötets dagordning kan inte beslutas på årsstämman utan hänskjuts till styrelsen för beredning.
Direkt efter årsmötet ska styrelsen konstituera sig vid ett separat möte.

§9 Budgetmöte


Klubben ska under november månad fatta beslut om kommande års budget. Tid och plats för mötet beslutas av styrelsen. Kallelsen, som sker antingen genom brev till medlemmarna eller med annons i klubbens tidning, ska vara medlemmarna tillhanda senast två veckor före budgetmötet och innehålla styrelsen förslag till budget och finnas tillgänglig på klubbmöte två veckor före budgetmötet.


§10 Extra årsmöte


Extra årsmöte kan hållas om något av följande föreligger:
10.1 Styrelsen har utlyst extra årsmöte
10.2 Revisorerna har begärt extra årsmöte
10.3 Minst hälften av klubbens medlemmar har begärt extra årsmöte
På extra årsmöte får endast frågor som framgår av kallelsen behandlas.
Tid och plats för extra årsmöte beslutas av styrelsen. Om det extra årsmötet är föranlett av begäran från revisorerna eller medlemmarna, ska mötet hållas inom en månad. Kallelsen, som sker antingen genom brev till medlemmarna eller med annons i klubbens tidning, ska vara medlemmarna tillhanda senast två veckor före extra årsmötet. Av kallelsen ska det extra årsmötets fråga framgå.

§11 Styrelsen


Styrelsen är ansvarig inför svensk lag och gentemot klubbens stadgar. Styrelsen ska bestå av 5-9 ledamöter, och antalet ledamöter ska alltid vara udda. Ordförande väljs för ett år, för de övriga ledamöterna är mandattiden två år. Hälften av ledamöterna väljs varje år. Fyllnadsval kan göras vid årsmötet eller extra årsmöte och gäller då mandattiden ut.
Ordförande väljs av årsmötet. Övriga funktioner som vice ordförande, sekreterare etc. utses av styrelsen. Kassören utses av årsmötet. Om kassören inte tillhör styrelsen ska denna adjungeras till styrelsens möten.
Styrelsen är beslutsför när minst hälften av ledamöterna är närvarande. Omröstningar i styrelsen är, om inte annat begärs, öppna och vid lika röstetal avgör den mening som ordförande företräder.
Styrelsen leder klubbens verksamhet efter antagna stadgar och enligt de beslut som medlemmarna fattar i budget- och årsmöte. Styrelsen ska efter varje verksamhetsår upprätta verksamhetsberättelse och årsbokslut.
Styrelsen ansvarar för klubbens ekonomi, det vill säga för den löpande verksamheten och förvaltningen av klubbens ekonomiska tillgångar. Styrelsen har också att representera klubben inför myndigheter, samarbetspartners, andra frimärksklubbar etc.

§12 Revision


Två revisorer och en suppleant väljs av årsmötet för tiden fram till och med nästa årsmöte. Revisorerna ska granska klubbens räkenskaper och styrelsens förvaltning samt avge revisionsberättelse till årsmötet.
Styrelsens verksamhetsberättelse, årsbokslut samt förslag till disposition av årets resultat ska vara revisorerna tillhanda senast den 1 februari kommande år.


§13 Valberedning


En valberedning bestående av tre ledamöter väljs av årsmötet för tiden fram till och med nästa årsmöte. En av dessa utses av årsmötet till sammankallande.

§14 Stadgeändring


Stadgeändring kan initieras av styrelsen eller medlem i motion till årsmötet. Ett förslag till nya stadgar ska tillsändas medlemmarna tillsammans med kallelsen till årsmötet. 
Beslut om ändring i befintliga stadgar ska ske i två på varandra följande årsmöten//extra årsmöten med minst en månads mellanrum. Beslut fattas med två tredjedels majoritet av närvarande medlemmar.


§15 Klubbens upplösning


För att upplösa klubben behövs beslut i två på varandra följande årsmöten/extra årsmöten med minst två månaders mellanrum. Beslut om nedläggning fattas med tre fjärdedels majoritet.
Klubben ska upplösas när antalet medlemmar är färre än tre.
Eventuella tillgångar vid klubbens nedläggning doneras till SFU Stockholmsdistrikt..

Huddinge 2016-11-02


Policy för personuppgiftsbehandling

General Data Protection Regulation

Den 25 maj 2018 trädde den nya dataskyddsförordningen, General Data Protection Regulation 2066/679, (GDPR), i kraft. Huddinge Frimärks- och Vykortsklubb behandlar dina personuppgifter enligt GDPR och svensk lag. Därför vill vi ge dig information om den policy Frimärks- och Vykortsklubb har för de data som vi samlar in om dig som medlem.

Typ av data vi samlar in

Vi samlar endast in de personliga data som du frivilligt förser oss med. De data vi samlar in är namn, postadress, land, e-postadress, telefonnummer, ev. medlemsnummer i SFF samt samlingsområden (frivillig uppgift). Vi registrerar också inbetalda medlemsavgifter. Namn, postadress, land, epostadress samt telefonnummer används för utskick kring föreningens aktiviteter och publikationer.

Grund för lagring av personliga data

När vi lagrar personliga data gör vi det för att upprätthålla föreningens medlemsregister, administrera inbetalningar av medlemsavgifter och för utskick av medlemstidskriften. Dessutom lagrar vi personliga data för att kommunicera med våra medlemmar kring föreningens aktiviteter. Inför eventuellt utgivande av kommande medlemsmatriklar kommer vi att efterhöra varje medlems önskan om att stå med i eller avstå från att finnas med i matrikeln.

Lagring av personlig data

Dina personliga data sparas så länge du är med i Frimärks- och Vykortsklubb. Om medlemsavgift inte betalas under en period av 2 år rensas medlemsregistret från dina data. Om du väljer att själv utträda ur föreningen tar vi bort dina personliga data i samband med att du meddelar oss ditt utträde.

Säkerhet

Vi använder ett helt internt medlemsregister. Medlemsregistret och distributionen av tidskriften Taggen uppfyller säkerhetskraven i dataskyddsförordningen.

Dina rättigheter

Du har alltid rätt att veta vilka personliga data vi lagrar och använder rörande dig. Du har rätt att begära ut en kopia av dessa data. Du har även rätt att begära rättning av felaktiga data som lagrats om dig. Vid frågor kontaktar du vår GDPR-samordnare, Leif Ruud.